Грузоперевозки. Документооборот

Процесс взаимодействия заказчика и перевозчика должен подкрепляться соответствующей документацией. Это и заявка, это и счет, и договор, и путевые листы, и акт выполненных работ. Без этих документов невозможно правильно организовать работу без срывов сроков, нервов и взаимных претензий и обвинений друг друга в том, в чем может и не следует обвинять. Рассмотрим процесс документооборота в процессе грузоперевозок по Беларуси.

Все начинается с заявки на грузоперевозку. Бланк такой заявки удобно перевозчику разместить на сайте своей компании, чтобы клиент без лишних вопросов скачал этот бланк, заполнил, подписал у руководства и отправил перевозчику. В этом бланке должна быть указана информация следующего характера:

• реквизиты предприятия, информация о руководителе (ФИО, на основании чего действует);
• маршрут перевозки;
• требуемый тип автомобиля;
• наименование, характеристика, вес груза и габариты;
• дополнительные требования;
• адрес места загрузки и разгрузки, даты подачи и прибытия автомобиля, ответственные лица и их телефоны;
• стоимость услуг, форма оплаты и сроки, дата подачи заявки.

Исходя из этой информации, перевозчик готовит счет на оплату перевозки, который также имеет в своем составе протокол согласования цен на грузоперевозки по Беларуси и на грузоперевозки по Минску и реквизиты обеих сторон. После выставления счет оплачивается. По согласованию сторон, перевозка может быть оплачена заказчиком после оказания услуг по акту выполненных работ.

Важным документом является договор. В нем отражаются права и обязанности сторон, форма и сроки расчетов, и вообще весь порядок взаимодействия, в том числе и документооборот. Этот документ подписывается обеими сторонами и является основным документом при разрешении сторонами спорных вопросов. Естественно, взаимодействие должно быть так налажено, чтобы таких ситуаций не возникало.

В процессе грузоперевозки водителем заполняется путевой лист. Ответственное лицо перевозчика и заказчик должны его подписать. Путевой лист состоит из двух частей. Это основная часть и отрывной лист заказчика. В том документе отражаются номера товарно-транспортных накладных, количество ездок, маршрут следования, время выезда на линию, отметка медицинского освидетельствования, наименование заказчика, марка и номер автомобиля, особые отметки.

Последним документом является акт выполненных работ. Подписываются обеими сторонами. В этом документе заказчик своей подписью подтверждает свое согласие с объемом выполненных работ и его стоимостью. Также подтверждает, что претензий по качеству оказания услуг грузоперевозок по Беларуси не имеет.